Jap-ker Kft. Adatvédelmi Szabályzat

Adatvédelmi és adatkezelési szabályzat

Vállalkozásunk adatkezelőként a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza, adatfeldolgozóként pedig az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
Az adatkezelés a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
Az adatfeldolgozás technikai jellegű adatkezelés, az adatok feletti rendelkezési és döntési joggal nem rendelkezik.
Személyes adatnak minősül az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
Társaságunk adatkezelőként és adatfeldolgozóként tiszteletben tartja mindazon személyek magánszféráját, akik számára személyes adatot adnak át és elkötelezett ezek védelmében.

I. Társaságunk a GDPR 13. cikke alapján az alábbi tájékoztatást adja az érintett személyek részére:

Az Adatkezelő adatai:

Cégnév: Jap-ker Kft.
Székhely: 2000 Szentendre, Dózsa györgy út 26.
Weblap: www.japker.hu
Kapcsolattartó: Gyöngyösi László
Telefon: +36 26 500 160
E-mail: gyongyosi@japker.hu

Adatfeldolgozást végző személyek:

Gyöngyösi Lászlóné
Baloghné polgári Viktória
elérhetősége: 2000 Szentendre, Dózsa György út 26.
E-mail: gyongyosi@japker.hu

Az adatfeldolgozó kizárólag olyan utasításokat hajthat végre, amelyek írásban rögzítettek.
Titoktartás kötelezi a személyes adatok kezelésével foglalkozó munkavállalókat.
Az adatbiztonság garantálása érdekében az adatfeldolgozó végrehajtja a szervezési és technikai intézkedéseket.
Az adatfeldolgozó segíti az adatkezelőt abban, hogy teljesítse kötelezettségeit.
Az adatfeldolgozó az adatkezelő döntése alapján minden személyes adatot visszajuttat az adatkezelőnek vagy töröl, törli a meglévő másolatokat, egy kivétellel, ha a tagállami vagy az uniós jog az adatok tárolását írja elő.
Az adatfeldolgozó elősegíti és lehetővé teszi az adatkezelő által vagy az általa megbízott ellenőr segítségével végzett auditokat, helyszíni vizsgálatokat.
Amennyiben az adatfeldolgozó további adatfeldolgozó segítségét veszi igénybe, úgy őrá ugyanazok a kötelezettségek vonatkoznak, mint amelyek eredetileg a szerződés által létrejöttek az adatfeldolgozó és az adatkezelő között.

Adatvédelmi tisztviselő:

Társaságunk nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére, tekintettel arra, hogy vállalkozásunk főtevékenysége nem webshop jellegű, így az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelését nem teszi szükségessé.

Adatvédelmi kérelmek: amennyiben bármilyen kérése vagy kérdése van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérelmét postai úton a 2000 Szentendre, Dózsa György út 26. címre vagy elektronikusan a gyongyosi@japker.hu címre küldheti. Válaszainkat késedelem nélkül, de legfeljebb 30 napon belül küldjük az Ön által meghatározott címre.

Külföldi adattovábbítás:

- nem történik külföldre adattovábbítás

II. Társaságunk adatkezelésének célja, jogalapja, időtartama:

Társaságunk az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:

a) Gépjármű alkatrész értékesítés tevékenység nyújtásához kapcsolódóan a szolgáltatást igénybevevőinek adatait mint jogi kötelezettség teljesítése és ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;
b)   lehetséges ügyfelek számára marketingtevékenység;
c) munkavállalók és pályázók adatainak kezelése (külön szabályzatban meghatározott feltételekkel);
d) szerződéses partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése a szerződés teljesítése céljából;
e)   ügyfelek megrendeléseinek teljesítése;
f)   vagyonvédelem, személyi biztonság;
g)   törvényben meghatározott kötelezettség teljesítése céljából
Adatkezelés jogalapja:

GDPR 6.cikk (1) bekezdés a) pont: érintett hozzájárulása
GDPR 6.cikk (1) bekezdés b) pont: szerződés teljesítéséhez szükséges
GDPR 6.cikk (1) bekezdés c) pont: jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges
GDPR 6.cikk (1) bekezdés a) pont: jogos érdek, mindig érdekmérlegelés szükséges

Az egyes adatkezelési tevékenységek jogalapja:

a)   a számviteli jogszabályoknak megfelelő számlát kiállítása: jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont
b)   kapcsolattartás: jogalap (a partnerek munkavállalóinak adatai esetében az adatkezelés) jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. Az adatkezelő jogos érdeke: üzletmenet folytonosság.
c)   munkavállalók adatainak kezelése: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pontok.
d) szerződéses partnerek adatainak kezelése: jogalap GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont
e)   marketing tevékenység: jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont.
Marketing tevékenység céljából facebook oldal is üzemel, azonban önálló adatbázis létrehozása, profilalkotás nem történik.
f)   on-line regisztráció jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont
g)   biztonsági kamera üzemeltetése jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. Az adatkezelő jogos érdeke: vagyonvédelem, munkavállalók esetében az Mt.-ben meghatározott munkáltatói jogos érdek.

Az érintett személyes adatainak jogos érdek alapján történő kezelése esetén érdekmérlegelést végzünk, melynek során:
-   beazonosítjuk és rögzítjük a jogos érdeket
-   beazonosítjuk és rögzítjük az érintett érdekeit és jogait
- szükségesség és arányosság, a célhoz kötöttség, adattakarékosság, korlátozott tárolhatóság elve alapján mérlegelés
-   tájékoztatjuk az érintettet az érdekmérlegelésről

Az érintettnek tiltakozási joga van, mely alapján a személyes adatot nem kezeljük tovább, kivéve ha az adatkezelést kényszerítő ok indokolja (pl. munkaviszonnyal összefüggésben szükségszerűen kezelendő adatok esetén)
Nem áll fenn kényszerítő indok direkt marketing esetén, tiltakozás esetén az adatokat törölni kell. (Direkt marketingbe tartoznak azok a reklámok, amelyek közvetlenül keresik meg potenciális ügyfeleiket. Ez történhet elektronikus úton, telefonhívással, postán keresztül stb. Minden egyes módszerre speciális szabályok is érvényesek. Az érintett itt a reklám címzettje lesz, azaz az a személy, akihez a reklám eljut, illetve irányul. Az érintett személyes adatait pl. egy honlap vagy webáruház üzemeltetője kezelheti.)

A következő szabályok érvényesek direkt marketing esetében:

1. Az érintett személyes adatait csak akkor lehet kezelni, ha hozzájárult az adatkezeléshez, amelynek előzetesen meg kell történnie. Ez azt jelenti a gyakorlatban, hogy még a hírlevél kiküldése előtt el kell kérni.
2.  A hozzájárulásnak aktív cselekvésnek kell lennie, tehát például kattintás vagy checkbox kipipálás. A ráutaló magatartás, vagy a hozzájárulás meg nem tértele értelemszerűen nem minősül hozzájárulásnak.
3.  A hozzájárulás önkéntes, és bármikor visszavonható. Az érintettnek tényleges választási lehetőséggel kell, hogy éljen.
4. A hozzájárulás nem lehet előfeltétele a szolgáltatás igénybevételének, kivéve azt az esetet, ha hozzájárulás szükséges a szolgáltatásnyújtáshoz. (Így például az érintett ruhájának mérete egy ruházati webáruházban).
5. A hozzájárulás csupán az adott szolgáltatásra irányulhat, nem lehet összekapcsolni egyéb hozzájárulással. (Tehát az érintett rendel egy ételt egy internetes étteremben, ehhez megadja személyes adatait. Amennyiben nyereményjátékon vehet részt, s azt más szervezi, akkor hozzájárulását kell kérni, ahhoz, hogy az étterem továbbíthassa adatait. Továbbá, az érintett megnyeri a nyereményjátékot, de ezek után visszavonja hozzájárulását, akkor őt nem érheti hátrány).
6.   A hozzájárulás visszavonása ugyanúgy egyszerű feltételek mellett történjék, mint ahogy az érintett hozzájárult. Tehát nem lehet személyes lemondást előírni abban az esetben, ha pl. e-mailen történt a hozzájárulás.
7.   A lemondásról szóló tájékoztató tartalmazzon egy e-mail címet és egy postai címet is. Az adatkezelési tájékoztató a honlapon külön szerepeljen, így például nem lehet a szerződési feltétel része.

A webáruház, árajánlat kérés tevékenységhez kezelt adatok:

A webáruházban történő vásárláshoz, valamint árajánlat kéréshez az érintett által megadott személyes adatok: e-mail cím, telefonszám, név, lakóhely/tartózkodási hely, az érintett által megrendeléseikor vásárolt termékkategória, az érintett által alkalmazott átvételi és fizetési mód, az érintett vásárlásainak tételösszege.
A rendszer működtetése során technikailag rögzítésre kerülő adatok: az érintettek bejelentkező számítógépének azon adatai, melyek a szolgáltatás igénybe vétele során generálódnak, és melyeket az adatkezelő rendszere a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusan rögzítésre kerülő adatokat a rendszer az érintett külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül automatikusan naplózza. Ezen adatok egyéb felhasználói személyes adatokkal - törvény által kötelezővé tett esetek kivételével - össze nem kapcsolhatók. Az adatokhoz kizárólag az adatkezelő fér hozzá.
A Társaság a személyre szabott tartalom kiszolgálás érdekében az érintett számítógépén kis adatcsomagot (ún. „cookie”-t) helyez el. A cookie célja az adott oldal minél magasabb színvonalú működésének biztosítása a felhasználói élmény növelése érdekében. A cookie-t az érintett képes törölni saját számítógépéről, illetve beállíthatja böngészőjét, hogy a cookie-k alkalmazását tiltsa. A cookie-k alkalmazásának tiltásával az érintett tudomásul veszi, hogy cookie nélkül az adott oldal működése nem teljes értékű.

Az adatkezelés időtartama:

A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük.
A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
Bontási átvételi igazolás 10 év.
A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év.
A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat megszűnését követő 1 év.
Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.

III. Érintetti jogok:

A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak.

Érintetti jogok:

a)   hozzáférési jog (adatok megismerése, az a tény, hogy történik-e adatkezelés);
b)   amennyiben egy adat elavult vagy helytelen, ennek kiigazítása;
c)   törlés (kizárólag a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén);
d)   az adat kezelésének korlátozása;
e)   a személyes adatok direkt marketing célokra való használatának megtiltása;
f)   személyes adatainak harmadik személy szolgáltató számára történő átadása, vagy ennek megtiltása;
g)   bármely az adatkezelő által kezelt személyes adatról másolat kérése; vagy
h)   tiltakozás a személyes adat használata ellen.

IV. Adatvédelmi incidens:

Az adatbiztonság olyan sérülése, mely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
Társaságunk biztosítja az adatkezeléshez kapcsolódó kockázat mértékének megfelelő adatbiztonságot, melynek sérülése esetén késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásra jutástól számított 72 órán belül adatvédelmi tisztviselőnk, vagy ennek hiányában az adatkezelő/adatfeldolgozó vagy képviselője bejelentést tesz a felügyeleti hatóságnak és tájékoztatja az érintettet is.
Társaságunk az adatvédelmi incidens tudomására jutását követően haladéktalanul megteszi a szükséges biztonsági intézkedéseket az adatvédelmi incidens alapját adó sérülés megszüntetése, helyreállítása céljából.
Az érintettet értesítjük a megtett intézkedésekről és azok eredményéről.

V. Jogorvoslati tájékoztatás:

Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (továbbiakban: NAIH, címe: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, e-mail címe: ugyfelszolgalat@naih.hu). Az érintett panaszt nyújthat be a NAIH-hoz amennyiben álláspontja szerint a rá vonatkozó személyes adat kezelés nem felel meg a jogszabályi kötelezettségeknek.
A NAIH döntése ellen bírósági felülvizsgálat kezdeményezhető.

VI. Tájékoztatás a nyilvántartásokról:

Társaságunk az adatok kezelését és feldolgozását jogszerűen, átláthatóan és ellenőrizhetően végzi, mely célok elérése érdekében az alábbi nyilvántartásokat vezeti:

1.  adatkezelések nyilvántartása:

- a GDPR hatályba lépéséig az Infotv. 65§ alapján a NAIH vezeti tartalma:

-   sorszám
-   tevékenység
-   kezelt adatok
-   adatkezelési cél
-   adatkezelési jogalap
-   tárolás módja és ideje
-   adatkezelő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége
-   adattovábbítás, címzettek
-   technikai és szervezési intézkedések
-   az adatkezelés nyilvántartását tevékenységenként külön kell vezetni.

2. az adattovábbítás nyilvántartása:

-   Sorszám
-   Dátum
-   Címzett
-   harmadik országba történő adattovábbítás
-   személyes adatok köre
-   adatkezelés, - feldolgozás célja
-   adatkezelés, - feldolgozás jogalapja
-   adatkezelő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége
-   technikai és szervezési intézkedések
-   adattörlésre előirányzott határidő
-   jogszabályban meghatározott egyéb adatok (pl. könyvvizsgáló kamarai azonosítója)

3.   adatkezelés megszüntetésének nyilvántartása

-   sorszám
-   kérelem időpontja
-   érintett neve, azonosító adata
-   kérelem tartalma
-   intézkedés megnevezése
-   intézkedés dátuma
-   adatkezelő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége

4.   adatvédelmi incidensek nyilvántartása:

-   sorszám
-   incidens ideje
-   incidens megnevezése
-   érintettek köre
-   érintett személyes adatok
-   incidens hatása
-   intézkedések
-   adatkezelő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége

5.   érintetti és hatósági megkeresések és az arra adott válaszok nyilvántartása:

-   sorszám
-   megkeresés tárgya és ideje
-   érintettek köre
-   érintett személyes adatok
-   intézkedések
-   adatkezelő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége

6.   adatvédelmi tisztviselő tevékenységének nyilvántartása:

-   sorszám
-   tevékenység ideje
-   tevékenység
-   megfelelés-ellenőrzés
-   hatásvizsgálat-észrevétel
-   felügyeleti hatósági együttműködés

7.   „eltévedt” adatok, megkeresések nyilvántartása:

-   sorszám
-   beérkezés ideje
-   kérelem tárgya
-   intézkedés (pl. visszaküldés)
-   adatkezelő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége

8.   előzetes adatvédelmi hatásvizsgálat nyilvántartása:

-   sorszám
-   hatásvizsgálat ideje
-   műveletek leírása, adatkezelési cél, jogos érdek
-   szükségesség, arányosság vizsgálata
-   kockázatok elemzése, kezelése
-   adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége
-   adatvédelmi tisztviselő véleménye

Kelt: Szentendre, 2018. május 24.